従業員が10人未満の会社では、就業規則の作成は法律上の義務ではありません。しかし、「義務がないから作らない」という判断が、将来の大きなトラブルに繋がるケースは少なくありません。特に「残業」が必要になった時、就業規則がないことで事業に支障が出る可能性をご存知でしょうか。
この記事では、10人未満の企業が本当に就業規則を必要とする理由について、私たち社労士事務所altruloop（アルトゥルループ）が実務的な視点から解説します。
結論：従業員10人未満でも就業規則は「作るべき」
従業員数が10人未満の事業場において、就業規則の作成は法的な義務ではありません。しかし、この事実が「就業規則は不要である」という意味には直結しません。むしろ、企業規模の大小にかかわらず、就業規則は健全な企業運営と従業員との良好な関係構築のために、積極的に作成・整備すべきものと言えます。
法的義務は「常時10人以上」から
労働基準法第89条では、常時10人以上の労働者を使用する使用者に対して、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署長に届け出ることを義務付けています 。ここでいう「常時使用する労働者」には、正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトといった雇用形態の従業員も、一定の条件下では含まれる点に注意が必要です。
多くの経営者の方が、「法的義務がないのであれば、作成する必要はない」と考えがちです。しかし、法律が定めるのはあくまで最低限の基準です。企業経営の安定性を高め、潜在的な労務リスクを未然に防ぐという観点からは、法的義務の有無にかかわらず、就業規則の整備を検討することが賢明です。
なぜ義務がなくても作るべきなのか？
就業規則は、単に法律で定められたから作成する「守りの書類」ではありません。むしろ、企業経営を円滑に進め、従業員との間の無用な誤解や認識の齟齬を避け、トラブルを未然に防ぐための「攻めのツール」としての側面を持っています。
就業規則によって、労働時間、賃金、服務規律などの労働条件や社内ルールが明確化されることで、従業員一人ひとりが安心して業務に集中できる環境が整います。また、経営者にとっては、労務管理の基準が明確になることで、公平かつ効率的な組織運営が可能になります。例えば、明確な評価制度やキャリアパスを就業規則に定めることで、従業員のモチベーション向上や定着率の改善に繋げることも期待できます。
就業規則は会社と従業員を守る「盾」になる
就業規則は、使用者にとっては企業秩序の維持や円滑な労務管理の遂行を助け、労働者にとっては自らの労働条件が明確にされ、権利が保護されるという、双方にとってメリットのある「盾」の役割を果たします。
特に従業員数が少ない企業では、経営者と従業員の距離が近いことから、ルールが曖昧なままでも問題ないと考えられがちです。しかし、逆に距離が近いからこそ、感情的な対立や個人的な解釈の違いが生じやすい側面もあります。このような状況において、客観的で公平なルールブックとしての就業規則が存在することは、無用な憶測や不信感を排除し、健全な信頼関係を築く上で非常に重要となります。会社にとっては予期せぬトラブルから経営を守る盾となり、従業員にとっては不透明な処遇から自身の権利を守る盾となるのです。
【最重要】就業規則がないと「残業」させられない？36協定との関係
従業員数が5名を超え、事業拡大に伴い残業の必要性が出てきた、という状況は多くの成長企業が直面する課題です。このセクションでは、特に「残業」という具体的なアクションに焦点を当て、就業規則と36協定の関係性、そして就業規則がない場合に潜む重大なリスクについて詳しく解説します。
36協定の届出には就業規則が原則必要
まず、36協定（サブロク協定）について理解しておく必要があります。労働基準法第36条に基づき、企業が法定労働時間（原則として1日8時間、1週40時間）を超えて従業員に時間外労働をさせたり、法定休日に労働させたりする場合には、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、ない場合は労働者の過半数を代表する者との間で書面による協定を締結し、これを所轄の労働基準監督署長に届け出る必要があります 。この届出がなければ、時間外労働や休日労働をさせること自体が違法となります。
重要なのは、この36協定の届出は、その効力発生要件であるという点です 。つまり、労働基準監督署に届け出て初めて36協定は有効となり、適法に残業をさせることが可能になるのです。
しかし、36協定を締結・届出しただけでは、個々の従業員に対して当然に時間外労働を命令できるわけではありません。実際に業務命令として時間外労働を指示するためには、原則として、就業規則に「業務上の必要がある場合には、時間外労働または休日労働を命じることがある」といった旨の根拠規定が定められている必要があります。この根拠規定があって初めて、36協定で定められた範囲内での時間外労働命令が、労働契約上の義務として従業員を拘束しうることになります。就業規則におけるこの定めがない場合、36協定はあくまで「法定労働時間を超えて労働させても罰則を免れる（免罰効果）」という側面に留まり、労働契約上の命令権限に直結しない可能性があるのです。
従業員数が10人未満の事業場であっても、時間外労働や休日労働を行わせる可能性があるならば、36協定の締結・届出は必要です 。そして、その残業を円滑かつ適法に実施するためには、就業規則による労働契約内容の明確化が実務上、不可欠と言えるでしょう。
時間外労働の根拠規定がないことのリスク
就業規則に「業務上の都合により、所定労働時間を超えて労働させることがある」といった具体的な時間外労働に関する定めがない場合、たとえ36協定を適法に締結・届出していたとしても、従業員が残業命令を拒否した場合に、企業側が業務命令として強制することが困難になるという重大なリスクが生じます。
具体例を考えてみましょう。
- ケース1： 急な大口の受注があり、納期が目前に迫っています。しかし、従業員Aさんは「私の雇用契約には残業は含まれていません。時間外労働を命じる根拠もないはずです」と主張し、定時で退社してしまいました。他の従業員だけでは到底対応しきれず、結果として納期遅延が発生し、取引先からの信用を大きく損ねてしまいました。
- ケース2： 繁忙期に入り、複数の従業員に残業を依頼しましたが、一部の従業員が「36協定は会社と代表者の間の取り決めであり、私個人が残業に同意したわけではない」と拒否。業務が計画通りに進まず、他の従業員に過度な負担が集中し、社内に不公平感と不満が広がってしまいました。
このような事態は、単に業務が一時的に滞るだけでなく、事業運営の停滞、貴重なビジネスチャンスの損失、従業員間の不公平感の醸成、そして最悪の場合には契約不履行による損害賠償請求といった深刻な経営リスクに発展する可能性があります。36協定を締結していても、その実効性を担保し、いざという時に残業を指示できる法的根拠となるのが就業規則なのです。この「命令できない」という状況は、事業の安定性を重視する経営者にとって、看過できないリスクと言えるでしょう。
「就業規則がないから残業代は払わない」は通用しない
一部の経営者の方の中には、「就業規則がないのだから、残業代を支払う義務もない」と誤解されているケースが見受けられます。しかし、これは大きな間違いです。
就業規則の有無にかかわらず、法定労働時間を超えて労働させた場合には、労働基準法に基づき、企業は割増賃金（残業代）を支払う義務を負います。時間外労働に対しては通常の賃金の2割5分以上、休日労働に対しては3割5分以上の割増賃金を支払わなければなりません。「就業規則がないから」「従業員が10人未満の小規模な会社だから」といった理由は、残業代を支払わないことの正当な理由には一切なりません。
未払いの残業代は、労働者からの請求があった場合、遅延損害金（退職労働者の場合は年14.6%）や、裁判所の命令によっては付加金（未払い額と同額）の支払いを命じられる可能性もあり、企業にとって大きな経済的負担となるリスクを伴います。就業規則がないことは、残業代の支払い義務を免れさせるどころか、むしろ労働時間管理の曖昧さを招き、後日、高額な未払い残業代請求という形でより大きなリスクとして表面化する可能性があるのです。
就業規則がないことで起こる3つの経営リスク
残業問題以外にも、従業員10人未満の企業が就業規則を作成しないことによって直面しうる具体的な経営リスクは少なくありません。ここでは、特に注意すべき3つのリスクについて解説します。
リスク1：問題社員への対応が困難になる
従業員が企業秩序を著しく乱す行為、例えば、度重なる無断欠勤、正当な理由なき業務命令違反、悪質なハラスメント行為、重要な企業秘密の漏洩などを行ったとします。このような問題社員に対して、企業が毅然とした対応をとるためには、就業規則における懲戒規定が不可欠です。
就業規則に、懲戒処分の種類（譴責、減給、出勤停止、降格、諭旨解雇、懲戒解雇など）や、それぞれの処分に該当する具体的な事由が明記されていなければ、有効な懲戒処分を行うことが極めて困難になります 。懲戒処分は、従業員にとって不利益な措置であるため、その根拠と手続きの正当性が厳しく問われます。就業規則に規定がない状態での懲戒処分は、後に従業員からその無効を主張され、紛争に発展するリスクが非常に高いのです 。
具体例： 従業員Bが、再三の注意にもかかわらず遅刻を繰り返し、他の従業員の業務にも支障をきたしています。しかし、就業規則に懲戒に関する明確な規定がないため、減給や出勤停止といった実効性のある処分を下すことができず、職場全体の士気が低下してしまいました。
また、懲戒解雇に至らないまでも、勤務態度不良などを理由とする普通解雇を検討する場合でも、就業規則の存在は重要です。就業規則がない場合でも、民法第627条に基づき普通解雇の申し入れ自体は可能とされています。しかし、労働契約法第16条には解雇権濫用法理が定められており、「解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする」とされています。就業規則に解雇事由が具体的に列挙されていない場合、この「客観的に合理的な理由」や「社会通念上の相当性」を立証するハードルが実務上、より高くなる傾向があります。
問題社員の存在は、他の真面目に働く従業員のモチベーションを著しく低下させ、企業の生産性を悪化させる要因となり得ます。就業規則は、このような問題行動に対して企業が正当な対応権限を確保し、企業秩序を維持するための重要な基盤となるのです。
リスク2：「言った言わない」の労務トラブルが頻発する
労働条件（給与の決定方法、労働時間、休日、具体的な業務内容など）や社内における服務規律などが、口頭での約束や曖昧な慣行に依存している状態は非常に危険です。このような状況では、経営者と従業員との間で認識の齟齬が生じやすく、「言った・言わない」の水掛け論に発展する可能性が高まります。
具体例
- 採用時に経営者が「君の頑張り次第では、すぐにでも昇給させるよ」と口頭で伝えたとします。しかし、具体的な昇給基準や時期、金額などが曖昧だったため、従業員は「いつまで経っても約束が果たされない」と不満を募らせ、最終的には退職してしまいました。
- 休日出勤が発生した場合の代休取得に関するルールが社内で明確にされていなかったため、一部の従業員が繁忙期に勝手に代休を取得し、業務に大きな支障が出てしまいました。
これらのトラブルは、従業員のモチベーション低下や不信感の増大に繋がり、最悪の場合は法的な紛争に発展することもあります。就業規則によって、労働条件や服務規律を文書で明確に定め、全従業員に周知徹底することで、このような無用なコミュニケーションエラーを防ぎ、労務管理の透明性を高めることができます。口頭での約束は記憶違いや解釈の違いが起こりやすく、証拠も残りにくいため、客観的な基準となる就業規則の存在が極めて重要です。
リスク3：活用できたはずの助成金が申請できない
企業経営をサポートする制度として、厚生労働省などが管轄する様々な助成金が存在します。例えば、非正規雇用労働者のキャリアアップを支援する「キャリアアップ助成金」、仕事と育児・介護の両立を支援する「両立支援等助成金」、従業員のスキルアップを支援する「人材開発支援助成金」などが代表的です。
これらの助成金の多くは、申請要件として、就業規則の整備や、助成金の趣旨に合致した特定の規定（例：正社員転換制度、育児休業制度、研修制度など）が就業規則に盛り込まれていることを求めています。
したがって、そもそも就業規則を作成していない、あるいは作成していても内容が不十分であったり、最新の法令に対応していなかったりする場合には、これらの助成金を活用することができません。これは、企業が本来得られたはずの貴重な資金調達の機会を失うことを意味します。
具体例： 長年パートタイマーとして貢献してくれた従業員を正社員に登用するにあたり、キャリアアップ助成金の活用を検討しました。しかし、就業規則に正社員転換に関する制度が明記されていなかったため、申請要件を満たせず、助成金を受給できませんでした。
助成金は、企業の財務的負担を軽減し、人材育成や働きやすい職場環境の整備を後押しする有効な手段です。就業規則の作成・整備には一定のコストがかかりますが、助成金を効果的に活用することで、その費用を十分に回収できるケースも少なくありません。この観点からも、就業規則は単なる法務リスク対策に留まらず、企業の成長を支える財務的なメリットにも繋がる「投資」と言えるでしょう。
助成金に関する内容はこちらの記事を参考にしてください。
助成金に関する詳細な情報や申請サポートについては、ぜひ社労士事務所altruloopへお問い合わせください。
よくある質問
ここでは、従業員10人未満の企業の経営者や人事担当者の方から特によく寄せられるご質問とその回答をご紹介します。
Q. パートタイマーも従業員数に含めますか？
A. はい、パートタイマーやアルバイトであっても、臨時雇いや日雇いのような一時的な雇用関係でない限り、原則として「常時使用する労働者」として就業規則の作成義務の判断基準となる従業員数に含まれます。雇用契約の名称（パート、アルバイトなど）や1週間の所定労働時間の長短だけで一律に判断されるわけではありません。日々雇用される者や試用期間中の者であっても、実態として継続的に雇用されている、または継続雇用が見込まれる場合は含まれると考えられます。ただし、労働安全衛生法など他の法律における「常時使用する労働者」のカウント方法は異なる場合があるため、注意が必要です。
Q. 就業規則の作成にはどのくらいの費用がかかりますか？
A. 就業規則の作成を社会保険労務士などの専門家に依頼する場合、費用は企業の規模、従業員数、規定内容の複雑さ、どこまでオリジナルの内容を盛り込むか、関連規程（賃金規程、育児介護休業規程など）を同時に作成するかどうかなど、様々な要因によって大きく変動します。 一般的には、新規作成で10万円～30万円程度が相場と言われることが多いですが、これはあくまで目安です。既存規程の簡単なレビューや法改正に伴う軽微な変更であれば数万円から対応可能な場合もありますし、人事制度の設計や複雑な賃金体系の導入などを伴う場合は50万円以上かかることもあります。 多くの社会保険労務士事務所では、初回相談は無料で行っている場合がありますので、まずは具体的な状況を伝えて見積もりを依頼することをお勧めします。また、特定の要件を満たすことで、就業規則作成費用の一部が助成される制度（例：働き方改革推進支援助成金など）を活用できるケースもあります。
Q. どんな内容を盛り込めば良いですか？
A. 就業規則に記載すべき事項は、労働基準法第89条により定められています。これらは大きく分けて、「絶対的必要記載事項」（必ず記載しなければならない事項）、「相対的必要記載事項」（企業が特定の制度を設ける場合に記載しなければならない事項）、そして「任意記載事項」（法律上の記載義務はないが、企業が任意に定めることができる事項）の3つに分類されます。
最低限、以下の「絶対的必要記載事項」は必ず盛り込む必要があります。
絶対的記載事項
- 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項
- 賃金（臨時の賃金等を除く）の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
- 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
これらに加え、企業の実情に応じて、退職手当、賞与、安全衛生、職業訓練、服務規律、懲戒規定、休職規定、育児・介護休業規定、ハラスメント防止規定、副業・兼業規定などを「相対的必要記載事項」や「任意記載事項」として盛り込むことが一般的です。
| 記載事項の種類 | 主な内容例 | 根拠条文（労働基準法） |
|---|---|---|
| 絶対的必要記載事項 | 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、交替制労働に関する事項 | 89条1号 |
| 賃金の決定・計算・支払の方法、賃金の締切り・支払の時期、昇給に関する事項 | 89条2号 | |
| 退職に関する事項（解雇の事由を含む） | 89条3号 | |
| 相対的必要記載事項 | 退職手当、臨時の賃金等（賞与など）、最低賃金額、食費・作業用品等の労働者負担、安全衛生、職業訓練、災害補償・業務外の傷病扶助、表彰・制裁、その他全労働者適用事項 | 89条3号の2～10号 |
| 任意記載事項 | 経営理念・服務心得、人事異動、休職、副業・兼業、ハラスメント防止、個人情報保護など、法律で定められていないが会社が必要と判断する事項 |
自社に必要な項目を洗い出し、法的に問題なく、かつ実態に即した内容とすることが重要です。
Q. ひな形をそのまま使っても大丈夫ですか？
A. インターネット上には、厚生労働省が提供するモデル就業規則をはじめ、様々な就業規則のひな形（テンプレート）が公開されています。これらは手軽に入手できるため、利用を検討される方も多いかもしれません。しかし、これらのひな形をそのまま、あるいは安易に一部修正しただけで使用することには、大きなリスクが伴います。
ひな形は、あくまで一般的な内容を想定して作られたものです。そのため、自社の業種、規模、従業員の勤務形態、企業文化といった個別の実態に合致していない可能性が高いのです。例えば、ひな形に記載されている休職期間や懲戒事由が自社の状況と大きく乖離していると、いざという時に適切な対応が取れなかったり、逆に会社にとって不利な条項がそのまま適用されてしまったりする危険性があります。 また、労働関連法規は頻繁に改正されます。古いひな形や、法改正に対応していないひな形を使用すると、最新の法令に違反した内容の就業規則を作成してしまうことにもなりかねません。 就業規則は「会社の憲法」とも呼ばれるほど重要な規程です。安易なひな形の利用は避け、必ず社会保険労務士などの専門家のアドバイスを受け、自社の実情に合わせてオーダーメイドで作成するか、既存のひな形をベースにする場合でも徹底的なカスタマイズを行うことを強くお勧めします。
Q. 36協定の有効期間は？毎年提出が必要ですか？
A. 36協定には、有効期間を定める必要があり、その期間は1年とすることが望ましいとされています。これは、労働者の過半数代表者の適格性や協定内容を毎年見直す機会を設けるためです。有効期間を過ぎた36協定は効力を失いますので、時間外労働や休日労働を行わせる可能性がある場合は、毎年新たに協定を締結し、労働基準監督署に届け出る必要があります。36協定に「自動更新」の条項を設けることは認められていませんので、毎年、締結と届出の手続きを忘れずに行うことが重要です。
まとめ
従業員10人未満の企業にとって、就業規則の作成は法律上の義務ではありません。しかし、本記事で解説してきた通り、それは「就業規則が不要である」という意味では決してなく、むしろ安定した経営と将来の成長のための重要な「投資」と捉えるべきです。
特に、事業の拡大や繁忙期対応などで従業員に残業を命じる可能性があるならば、36協定の適正な締結・届出はもちろんのこと、その前提となる時間外労働命令の根拠としての就業規則の作成は不可欠と言えるでしょう。就業規則がない、あるいは内容が不十分なために、いざという時に必要な指示が出せない、無用な労務トラブルに発展してしまう、といった事態は避けなければなりません。
就業規則は、単に義務だから作成するという守りの発想ではなく、従業員との間のルールを明確にし、無用なトラブルを未然に防ぎ、安心して事業を成長させるための「攻めのツール」です。この機会に、自社の実情に合った就業規則の整備をご検討されてみてはいかがでしょうか。
社労士事務所altruloop（アルトゥルループ）では、全国対応・初回相談無料でご相談を承っております。人事労務に関するお悩みはお問い合わせよりお気軽にご相談ください。
