「新しく人を雇うけど、労働条件通知書って絶対に出さないといけないの？」「つい、後回しにしてしまっている…」 中小企業の経営者様から、このようなお悩みを伺うことは少なくありません。日々の事業運営に追われる中で、労務管理の書類一枚にまで手が回らないお気持ちは痛いほど理解できます。
しかし、結論から申し上げます。労働条件通知書の交付は、法律で定められた企業の「義務」です。
この義務を「知らなかった」「忙しかった」で済ませてしまうと、経営者が想像する以上の本当に怖いリスクに直面する可能性があります。
この記事では、単なる法令解説に留まらず、交付を怠った場合に経営者が直面する罰金や労務トラブルといった具体的なリスクと、今すぐできる対策について、人事労務のプロである社労士事務所altruloop（アルトゥルループ）が分かりやすく解説します。
結論：労働条件通知書の交付は全従業員に対する「義務」です
労働条件通知書の交付は、企業の規模や業種に関わらず、労働者を一人でも雇用するすべての使用者（会社や個人事業主）に課せられた法律上の義務です。この点について、曖昧な理解は許されません。まずは、この義務の絶対的な性質について、3つの重要なポイントから確認していきましょう。
パート・アルバイトでも必要？：雇用形態に関わらない絶対のルール
「正社員には渡しているが、パートやアルバイトには…」というケースが散見されますが、これは明確な法律違反です。労働基準法は、正社員、契約社員、パートタイマー、アルバイトといった雇用形態による区別を設けていません 。法律上の「労働者」とは、「事業又は事務所に使用される者で、賃金を支払われる者」と広く定義されており 、そのすべてが労働条件明示の対象となります。
特に注意が必要なのは、パートタイマーや契約社員のような「有期労働契約」の場合です。有期契約では、契約を更新するたびに、その都度、労働条件通知書を交付しなければなりません 。なぜなら、契約期間が異なる以上、それは新たな労働契約の締結と見なされるからです。
多くの中小企業では、柔軟な働き方を担うパートタイマーやアルバイトが事業の根幹を支えています。しかし、この「更新ごとの交付義務」を見落としていると、知らず知らずのうちに違反を積み重ねてしまうことになります。例えば、1年契約のパートタイマーを5年間雇用し続けた場合、最初の1回しか交付していなければ、4回分の違反状態が発生している可能性があるのです。このように、非正規雇用の従業員に対するコンプライアンス意識の欠如が、かえって企業にとって大きなリスクの温床となるケースは少なくありません。
なぜ法律で義務化されているのか？：労働者を守る最低限の約束
なぜ法律は、これほど厳格に労働条件の明示を義務付けているのでしょうか。その根底には、労働基準法第一条にうたわれている「労働条件は、労働者が人たるに値する生活を営むための必要を充たすべきものでなければならない」という基本理念があります 。
労働契約が結ばれる場面では、どうしても情報量や交渉力において、使用者側が優位に立ちがちです。もし口約束だけで契約が進めば、「聞いていた話と違う」といったトラブルが容易に発生し、立場の弱い労働者が不利益を被る可能性があります。
この構造的な非対称性を是正し、労働者を保護するために定められたのが、労働基準法第15条の「労働条件の明示義務」です 。使用者は、労働契約を結ぶ際に、賃金や労働時間といった重要な条件を 書面で明確に示さなければなりません。これは、使用者から労働者への一方的な「通知」であり、労使間の信頼関係を築くための最低限の「約束」を形にするものです 。
この「約束」には法的な拘束力があり、もし明示された労働条件が事実と異なっていた場合、労働者は即時に労働契約を解除する権利を持ちます 。これは、書面による明示がなければ行使が難しい、労働者に与えられた強力な権利です。つまり、労働条件通知書は単なる事務手続きの書類ではなく、労働者の権利を守り、労使間の無用な紛争を未然に防ぐための、極めて重要な法的ツールなのです。
雇用契約書との違いは？：役割と法的効力の違いを1分で理解
「労働条件通知書は渡していないが、雇用契約書は交わしているから大丈夫だろう」という誤解も非常に多いです。この二つの書類は似て非なるものであり、その違いを理解することがリスク管理の第一歩です。
- 労働条件通知書：使用者から労働者へ、労働条件を一方的に通知するための書類です。労働基準法で交付が義務付けられており、交付を怠ると罰則があります 。
- 雇用契約書：使用者と労働者が、記載された労働条件に双方が合意したことを証明するための書類です。法律上、書面での作成は義務ではありません（口頭でも契約は成立します）が、トラブル防止のために作成が強く推奨されます 。
最大の違いは、労働条件通知書が「法律上の義務を果たした（通知した）証明」であるのに対し、雇用契約書は「労働者がその条件に納得し、合意した証明」である点です。労働条件通知書だけでは、労働者から「そんな条件だとは知らされていたが、同意はしていない」と主張された場合、対抗するのが難しくなります 。
そこで、実務上の最も安全かつ効率的な方法は、この二つを一体化させた「労働条件通知書 兼 雇用契約書」を作成することです 。これにより、法律上の通知義務を果たすと同時に、労働条件に対する双方の合意を明確な証拠として残すことができます。
| 項目 | 労働条件通知書 | 雇用契約書 |
|---|---|---|
| 法的義務 | 義務（労働基準法第15条） | 任意 |
| 目的 | 一方的な「通知」 | 双方の「合意」の証明 |
| 署名・捺印 | 労働者側は不要 | 労使双方が必要 |
| 未交付・未作成の罰則 | 30万円以下の罰金 | 直接の罰則なし |
【知らないと危険】交付を怠った場合の2大リスク
労働条件通知書の交付義務を軽視すると、企業は「罰金」という直接的なペナルティと、「労務トラブル」という間接的かつ深刻なダメージという、二つの大きなリスクを負うことになります。これらは、経営者が本業に集中する時間を奪い、事業の存続すら脅かしかねない危険性をはらんでいます。
リスク①：30万円以下の罰金（労働基準法違反）
労働条件通知書の不交付は、労働基準法第15条違反にあたり、同法第120条に基づき30万円以下の罰金という刑事罰の対象となります 。
ここで経営者が最も恐れるべきは、この罰則が労働者1人につき1件としてカウントされる可能性があるという点です 。例えば、5人のパートタイマーに交付を怠っていた場合、理論上は最大で150万円の罰金が科されるリスクがあるのです。これはもはや「軽微な違反」では済まされません。
さらに、労働基準監督署による調査は、一人の労働者からの申告がきっかけで始まることが少なくありません 。一度調査が入ると、当該労働者だけでなく、全従業員の労務管理状況がチェックされます。その際、労働関係の書類は原則5年（当面は経過措置で3年）の保存義務があるため 、過去の違反が明るみに出る可能性も十分にあります。
しかし、本当に深刻なのは罰金額そのものではありません。多くの場合、罰金が科される前には、労働基準監督署からの「是正勧告」という行政指導が行われます 。この是正勧告への対応プロセスこそが、経営者にとって大きな負担となります。監督官の立ち入り調査、膨大な書類の提出要求、事情聴取への対応など、本来事業成長に使うべき貴重な時間と精神的なエネルギーが、過去の不備の対応のために奪われてしまうのです。罰金は、こうした一連の苦痛なプロセスの末に下される、経営上の失敗を公に示す烙印と言えるでしょう。
リスク②：「言った・言わない」の泥沼労務トラブル
罰金よりもさらに厄介で、金銭的・時間的コストが青天井になりがちなのが、労働条件をめぐる労使トラブルです。労働条件通知書という客観的な証拠がなければ、賃金、労働時間、休日、業務内容といったあらゆる労働条件について、「言った・言わない」の水掛け論に発展するリスクが常に付きまといます 。
このような状況では、立場の弱い労働者を保護するという法の趣旨から、使用者側が不利になるケースがほとんどです。例えば、以下のようなトラブルが典型例です。
- 残業代をめぐるトラブル：「基本給に残業代が含まれていると口頭で伝えたはずだ」と使用者が主張しても、書面で固定残業代に関する合意がなければ、労働者が記録した時間に基づいて未払い残業代全額の支払いを命じられる可能性があります。
- 業務内容をめぐるトラブル：「面接では営業職と聞いていたのに、事務作業ばかりさせられる」といった不満から、労働者がモチベーションを失い、早期離職につながるケース。
- 休日や賃金をめぐるトラブル：求人広告の内容と実際の条件が異なっていた場合、労働者は「話が違う」として不信感を抱き、紛争に発展することがあります 。
労働条件通知書がない場合、こうしたトラブルは当事者間での解決が難しく、労働基準監督署への申告、労働審判、さらには訴訟へとエスカレートしていく可能性があります。一度紛争化すれば、解決までに数ヶ月から数年を要することも珍しくありません。その間、経営者は弁護士や社労士への対応に追われ、他の従業員の士気は低下し、組織全体が疲弊していきます。たった一枚の書類を怠った代償としては、あまりにも大きいと言わざるを得ません。
【事例】実際にあったトラブルと想定外の金銭的損失
ここで、労働条件通知書の不交付が招いた、ある小規模デザイン会社「A社」の架空の事例をご紹介します。これは、私たちが実務で数多く見聞きしてきた失敗談を基にした、非常に現実的なシナリオです。
- 【状況設定】
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A社は、社長を含め5名のデザイン会社。大きなプロジェクトで多忙な中、新たにデザイナーを1名採用しました。社長は面接時に「給与は年収で400万円くらい。詳細は追って」と口頭で伝え、入社手続きを後回しにしたまま、労働条件通知書を交付しませんでした。
- 【トラブルの発生】
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入社後、最初の給与日にデザイナーは給与明細を見て愕然とします。月給が想定より大幅に低かったのです。社長に尋ねると、「年収400万円には、業績に応じた年末の賞与が大きく含まれている。月給はこういう計算だ」と説明。しかし、そのような説明は事前に受けていませんでした。これは、求人情報と採用通知の内容が食い違い、契約の成立自体が争われた裁判例とも通じる問題です 。
さらに、デザイナーはデザイン業務だけでなく、見積書作成や電話応対といった管理業務も頻繁に指示されるようになりました。プロジェクトの納期が迫ると深夜までの残業が続きましたが、社長は「プロの裁量労働だから残業代は出ない」という認識でした。これも、固定残業代の合意が不明確なままトラブルになった「ワークフロンティア事件」のようなケースと類似しています 。
- 【事態の深刻化と想定外の損失】
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不満と不信感が募ったデザイナーは、労働基準監督署に相談。監督署からA社に連絡が入り、労働条件を明示する書類の提出を求められました。社長は何も提出できず、まず労働条件通知書の不交付という明確な法違反を指摘されます。
これをきっかけに、デザイナーは未払い残業代の支払いを求めて労働審判を申し立てました。A社は、結局、社労士に依頼して対応せざるを得なくなり、最終的に以下の損失を被りました。
- 直接的な金銭的損失：過去半年分の未払い残業代と、それと同額の付加金（ペナルティ）として、合計約80万円の支払いを命じられた。
- 専門家への報酬：社労士への着手金・成功報酬として約40万円の支払い。
- 隠れたコスト（機会損失）：社長が労働審判の準備や打ち合わせに費やした時間は50時間以上。その時間があれば受注できたはずの新規プロジェクト（売上200万円相当）を逃した。
- 組織へのダメージ：トラブルが社内に知れ渡り、他の社員の間に動揺と不信感が広がり、チームの生産性が著しく低下。
- 信用の低下：退職したデザイナーが業界の口コミサイトに経緯を書き込み、会社の評判が悪化。新たな人材採用が困難になった 。
最終的に、A社がこの一件で失った有形無形の価値は、数百万円にものぼりました。最初に30分かけて労働条件通知書を正しく作成・交付していれば、このすべてが避けられたはずでした。
2024年4月からの新ルール！電子交付の注意点
労務管理のルールは常に更新されており、「昔はこうだった」という知識だけでは対応できません。特に2024年4月からは、労働条件明示に関する重要なルール改正が施行されています。ここでは、現代的な働き方に対応した電子交付のルールと、法改正のポイントを解説します。
メールやチャットでの交付はOK？：本人の同意が必須条件
結論から言うと、労働条件通知書をメールのPDF添付やビジネスチャットなどで電子的に交付することは可能です 。これにより、郵送コストの削減や業務の迅速化といったメリットが期待できます 。
ただし、電子交付が認められるには、以下の3つの要件をすべて満たす必要があります。
- 労働者本人が電子交付を希望したこと：使用者側が一方的に電子交付を決定することはできません。労働者本人から「書面ではなく、電子データでの交付を希望します」という明確な意思表示を得る必要があります 。
- 受信者を特定できる通信手段であること：個人のメールアドレスや、本人専用のアカウントを持つチャットツールなど、確実に本人に届く方法で送信しなければなりません 。
- 労働者が書面として出力（印刷）できる形式であること：PDFファイルのように、労働者がいつでも印刷して紙の書類として確認・保管できる形式でなければなりません。チャットのメッセージ本文に直接書き込むだけでは、この要件を満たさない可能性があります 。
実務上の最大の落とし穴は、1番の「本人の希望」の証明です。口頭で「メールでいいですよ」と言われただけでは、後々「同意していない」と主張された場合に証拠がありません。トラブルを避けるためには、入社手続きの際に「労働条件通知書の交付方法について、□書面交付を希望する □電子交付を希望する」といったチェックボックスを設けた同意書に署名をもらうなど、本人が希望したことを客観的に証明できる記録を残しておくことが極めて重要です。
電子交付で必ず記載すべき追加事項とは？
2024年4月1日の法改正により、労働条件通知書に記載すべき事項が追加されました。これは電子交付か書面交付かを問わず、すべての労働条件通知書に適用されるルールです 。
【すべての労働者が対象】
就業場所・業務の変更の範囲
これまでは雇入れ直後の就業場所と業務内容を記載すれば足りましたが、改正後は、将来的に変更される可能性のある範囲まで明示する必要があります。
- （例）就業場所：雇入れ直後は「本社（東京都新宿区）」。変更の範囲は「国内の全事業所」。
- （例）業務内容：雇入れ直後は「経理業務」。変更の範囲は「本社内での全ての事務業務」。
【有期契約労働者が対象】
更新上限の有無と内容
- 有期労働契約について、「通算契約期間は5年まで」「更新は3回まで」といった上限を設ける場合は、その旨を明記しなければなりません 。
無期転換申込機会の明示
- 通算契約期間が5年を超えることで無期転換申込権が発生する契約更新のタイミングごとに、「無期労働契約への転換を申し込むことができます」という機会を明示する必要があります 。
無期転換後の労働条件の明示
- 上記の無期転換申込権が発生するタイミングで、転換後の労働条件（賃金、業務内容など）も明示することが義務付けられました 。
これらの改正は、使用者に対して、より長期的かつ具体的な人事計画の事前開示を求めるものです。「とりあえず採用して、後は状況に応じて」という曖昧な労務管理はもはや通用しません。将来の配置転換や契約更新の可能性について、採用時点から誠実に説明し、書面に残すことが求められています。
電子交付のメリットと実務上の落とし穴
電子交付は正しく運用すれば非常に有用ですが、メリットとデメリット（落とし穴）を理解しておくことが重要です。
【メリット】
- 迅速化と効率化：郵送にかかる時間がなくなり、特に遠隔地の採用者とのやり取りがスムーズになります 。
- コスト削減：紙代、印刷代、郵送費、書類の保管スペースといった物理的なコストを削減できます 。
- 管理の容易化：データとして保管することで、検索や管理が容易になり、紛失リスクも低減します。
【実務上の落とし穴】
- 同意管理の不備：前述の通り、本人の希望を証明する記録がなければ、電子交付自体が無効と判断されるリスクがあります。
- 送付後の未確認：メールを送っただけで「義務を果たした」と考えるのは危険です。ファイルが開けない、迷惑メールフォルダに入ってしまった等の可能性があるため、「受信・開封確認」を徹底すべきです。
- セキュリティリスク：給与などの個人情報を含む書類をメールで送る際は、パスワード付きZIPファイルにするなど、情報漏洩対策が必須です。
- 書面出力への配慮：PCやプリンターを持たない労働者もいることを想定し、希望があれば速やかに書面で交付できる体制を整えておく必要があります。
労働条件通知書に関するよくあるご質問（Q&A）
最後に、経営者の皆様からよく寄せられる質問について、Q&A形式でお答えします。
Q. いつまでに交付すればいいですか？
A. 法律では「労働契約の締結に際し」と定められており、原則として入社日までに交付する必要があります 。遅くとも、従業員が業務を実際に開始する前には必ず渡してください。実務上は、内定通知と同時に交付し、入社前に労働条件について双方の認識を合わせておくのが最もトラブル防止に効果的です。
Q. うっかり渡し忘れたらどうすれば？
A. 気づいた時点ですぐに作成し、従業員に謝罪の上で交付してください。 意図的でなくとも、交付していない期間は法律違反の状態が継続しています。速やかに是正措置をとることが、信頼関係の回復とリスクの最小化につながります。その際、「遅れて申し訳ない」という誠実な説明を怠らないようにしましょう。
Q. テンプレートはどこで手に入りますか？
A. 厚生労働省のウェブサイトで、公式のモデル様式（Word形式など）が無料でダウンロードできます 。まずはこれをベースにするのが良いでしょう。ただし、これはあくまで雛形です。自社の就業規則や個別の雇用条件に合わせて、必ず内容をカスタマイズして使用してください。安易に雛形を流用すると、実態と合わない部分から新たなトラブルが生まれる可能性があります。
Q. 記載内容を間違えたら修正できますか？
A. 可能です。 間違いが判明した場合、速やかに正しい内容の労働条件通知書を再作成・再交付してください。その際、どの部分を、なぜ修正したのかを従業員に明確に説明することが不可欠です。「以前の内容は誤りでした」と正直に伝え、修正後の内容について改めて双方で確認し、合意の証として署名をもらっておくと万全です。透明性のある対応が、不信感を生ませないための鍵となります。
まとめ
労働条件通知書の交付は、すべての雇用形態において法律で定められた企業の根幹的な義務です。
この一枚の書類を交付しなかっただけで、30万円以下の罰金という直接的な罰則を受ける可能性があるだけでなく、より深刻な「言った・言わない」の泥沼労務トラブルに発展し、解決のために膨大な時間・費用・労力を費やした結果、事業運営そのものに深刻な影響を及ぼす可能性があります。
2024年4月からは電子交付や明示事項に関するルールも更新されており、正しい知識に基づいた対応がこれまで以上に不可欠です。「知らなかった」では済まされないのが、労務管理の世界です。
将来起こりうる大きなトラブルからあなたの会社と事業を守り、安心して本業に集中するためには、専門家への相談が最も確実な第一歩です。労働条件通知書の作成や日々の労務管理でお悩みの際は、社労士事務所altruloop（アルトゥルループ）へお気軽にご相談ください。私たちが、貴社の状況に合わせた最適なサポートをご提供します。
