繰り返す労務相談を、仕組みで解消

課題

派遣先ごとに勤務形態や管理項目が異なり、個別性の高い労務の問いが日常的に発生。その手前で「従業員情報がスプレッドシートと労務システムに二重で存在し、どちらが正か決まっていない」という構造的な問題を抱えていた。

そのため個別の質問にその都度答えても同じ相談が繰り返し発生。判断の根拠も担当者個人の頭の中に留まり、属人化や引き継ぎの難しさにつながっていた。

アプローチ

1. 01

   質問が生まれた原因まで遡る

   その場の数値を答えて終わらせず、公文書や資格取得届の実物まで確認して原因を特定。システムの仕様か入力ミスかを切り分け、全従業員分を一括で判定できる運用手順まで落とし込んだ。

2. 02

   従業員マスタとシステムの役割を整理

   スプレッドシートと労務システムに分散していたデータについて、どの情報をどちらで管理・更新するかを定義。二重管理によるデータの齟齬をなくし、確認の手間を削減。

3. 03

   論点から勤怠管理の要件を決める

   ツール比較から入らず、有給・欠勤の扱い、派遣元と派遣先の勤怠時間のズレ、承認フローといったSES特有の論点を先に整理。要件を固めてからシステムを比較する手順を徹底。

4. 04

   判断の根拠を社内の資産にする

   相談への回答と判断の根拠、適用範囲を文章で記録。なぜその判断に至ったかを社内で再利用できる状態にし、担当者が変わってもブレない運用に。

成果

• 個別の労務相談が、制度や運用を見直すきっかけとして活かされるように
• 従業員マスタの役割が明確になり、情報の行き違いや二重確認が減少
• 判断の背景と根拠が文書で残り、担当者が替わっても混乱しない土台が完成