3社バラバラの残業代計算を統一

課題

残業単価の計算式が従業員ごとに個別に組まれ、同じ人でも年度によって基礎に入る手当が変わっていた。通勤手当を割増の基礎に入れている例と、本来入れるべき業務手当を除いている例が混在。

賃金控除協定は「締結した記憶はあるが控えがない」状態で、親睦会費・旅行積立などの控除の根拠が確認できなかった。休日出勤は給与システムの外のExcelで管理し、代休との相殺を手作業で反映していたため、計算が属人化していた。

アプローチ

1. 01

   確認リストを2本に分けて並行で解消

   前任事務所向けの「引継ぎ確認リスト」とクライアント向けの「追加依頼資料リスト」を分け、不明点を並行して早期に解消。

2. 02

   給与計算の前提を3社でひとつに

   月平均所定労働日数・時間の母数を改定後の年間休日に揃え、割増の基礎に入れる手当・除く手当を3社共通で定義。従業員ごとの個別式を廃止し、新しい給与システム上で問題なく回る状態に。

3. 03

   協定を3社分まとめて整備

   36協定は様式・上限時間の誤記・過半数代表者の選出を正して3社分作成。賃金控除協定は控除項目4種を3社共通の書式で新たに締結。

4. 04

   初回給与は先方の正解値と突き合わせる

   移行後の初回計算を先方の値と並べて照合し、代休相殺や通勤手当の課税・非課税の分け方など、実務のルールを明文化。

成果

• 3社の給与計算が同じルールで回るようになり、計算式の属人化を解消
• 未提出だった36協定・賃金控除協定を整備し、労基署対応の空白期間を解消
• 二以上事業所勤務の遡及手続きを年金事務所と調整し、早期に解決